O ofício chega anos depois. Trata de um convênio de 2018, de um contrato encerrado, de um repasse que ninguém mais lembrava, e vem com uma palavra que assusta com razão: citação. No corpo do documento há um valor, atualizado, e um prazo. Quem recebe costuma achar que já foi condenado. Não foi.
O que é uma tomada de contas especial
É o processo pelo qual o tribunal de contas apura um dano ao erário, identifica os responsáveis e quantifica o débito. Não é o procedimento comum de fiscalização. É excepcional, e por isso só deve ser instaurado depois de esgotadas, sem sucesso, as providências administrativas internas para obter o ressarcimento ou a regularização.
No âmbito federal, a matéria está na Lei nº 8.443/1992, a lei orgânica do Tribunal de Contas da União. Nos Estados, em cada lei orgânica local. Em Pernambuco, na Lei Estadual nº 12.600/2004. A estrutura, porém, se repete: instauração, citação dos responsáveis, defesa, instrução técnica, parecer do Ministério Público de Contas e julgamento.
Citação não é condenação, e o prazo é curto
Verificada irregularidade com débito, o relator ordena a citação do responsável para, no prazo fixado, apresentar defesa ou recolher a quantia devida. São quinze dias no Tribunal de Contas da União, e prazos semelhantes nos tribunais estaduais.
Duas coisas se perdem nesse prazo com frequência. A primeira é a própria defesa, quando o ofício cai em endereço antigo, em prefeitura que trocou de gestão ou em caixa de e-mail que ninguém abre. A segunda é a oportunidade de sanear: reconhecida a boa-fé, o recolhimento tempestivo do débito atualizado sana o processo, se não houver outra irregularidade. Em casos de valor pequeno e responsabilidade evidente, esse é o caminho mais barato, e ele desaparece quando o prazo passa.
Vale lembrar que o contraditório e a ampla defesa no processo de contas não são cortesia. A Súmula Vinculante 3 do Supremo Tribunal Federal os assegura sempre que da decisão puder resultar anulação ou revogação de ato que beneficie o interessado.
O que costuma decidir o resultado
A tomada de contas especial vive de documento. O que separa o arquivamento da condenação quase nunca é a tese jurídica, e sim o acervo: prestação de contas com extrato bancário conciliado, notas fiscais, relatório de execução física, registro fotográfico datado, termo de recebimento, ateste de quem fiscalizou, ato de designação do fiscal. Objeto executado e comprovado derruba a presunção de dano ainda que a formalidade tenha falhado.
O segundo ponto é o nexo. Responsabilidade em contas é individualizada. Ordenador de despesa, fiscal de contrato, secretário e parecerista não respondem pelo mesmo fato da mesma forma, e boa parte das defesas se perde ao discutir o mérito do dano sem antes discutir quem, concretamente, praticou a conduta que o causou.
O ressarcimento prescreve
Durante muito tempo se repetiu que dano ao erário não prescrevia nunca. Não é assim. No julgamento do Tema 899 da repercussão geral, o Supremo Tribunal Federal fixou que é prescritível a pretensão de ressarcimento ao erário fundada em decisão de tribunal de contas. A imprescritibilidade ficou restrita ao ressarcimento decorrente de ato doloso de improbidade administrativa, e mesmo essa hipótese exige o reconhecimento do dolo.
É argumento que muda o desfecho de processos antigos, e que costuma passar em branco em defesas escritas às pressas.
O que vem depois
Julgadas irregulares as contas com imputação de débito ou multa, a decisão tem eficácia de título executivo por força do artigo 71, parágrafo terceiro, da Constituição, e segue para cobrança. O responsável é inscrito nos cadastros de inadimplentes do tribunal, o que costuma travar novas contratações e a própria posse em cargos.
E há a consequência que mais preocupa quem já ocupou cargo eletivo: a rejeição de contas por irregularidade insanável que configure ato doloso de improbidade, por decisão irrecorrível do órgão competente, gera inelegibilidade nos termos da Lei Complementar nº 64/1990, ressalvada a apreciação judicial. Por isso a fase de defesa importa tanto. O que se discute ali não é apenas dinheiro.
Quando o mesmo fato vira também ação judicial, a lógica da defesa muda, e tratei dela em Fui citado em uma ação de improbidade administrativa. E agora?
Gabriel Maciel Fontes
Advogado, OAB/PE nº 29.921 · direito público desde 2010
Licitações, contratos administrativos e direito do servidor · atende em todo o Brasil
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